Zasady korzystania z Flotee — napisane po ludzku, z osobnym rozdziałem dla konsumentów i dla firm.
Wersja z dnia 27 lipca 2026 r. Poprzednie wersje regulaminu udostępniamy na życzenie: kontakt@flotee.pl.
1. Usługę Flotee / FloteeManager („Usługa”) świadczy Radosław Prochota, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Rhizure Radosław Prochota (oprogramowanie — systemy IT), adres do doręczeń: ul. Pszczyńska 112D/30, 44-100 Gliwice, NIP: 6312742766, REGON: 545259977 („Usługodawca”).
2. Kontakt, reklamacje i korespondencja: e-mail kontakt@flotee.pl, telefon +48 781 525 871, albo pisemnie na adres do doręczeń wskazany w ust. 1. Odpowiadamy zwykle w ciągu 1 dnia roboczego. Adres do reklamacji jest taki sam jak adres do doręczeń — nie prowadzimy odrębnego adresu reklamacyjnego.
3. Operatorem płatności jest PayPro SA (ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań), KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068 — realizuje płatności w modelu przekierowania; Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
4. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Serwis — strona flotee.pl; Aplikacja — panel FloteeManager dostępny na flotee-manager.pl; Konto — indywidualne konto Użytkownika w Aplikacji; Konsument — osoba fizyczna zawierająca umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową; Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego; Klient firmowy — przedsiębiorca lub inna jednostka organizacyjna korzystająca z konta firmowego; Plan — wariant Usługi opisany w Cenniku; Cennik — strona flotee.pl/cennik, stanowiąca integralną część Regulaminu.
1. Usługa to internetowa platforma do zarządzania pojazdami, delegacjami i terminami, obejmująca w szczególności: ewidencję pojazdów i dokumentów, ewidencję przebiegu (kilometrówkę), rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych, rejestr szkód i mandatów, przypomnienia o terminach, odczyt dokumentów ze zdjęć (OCR), automatyczny dobór i ocenę pojazdów według reguł, wyszukiwarkę pomocy oraz narzędzia eksportu i anonimizacji danych. Aktualny, szczegółowy zakres funkcji poszczególnych Planów opisuje Cennik.
2. Czym Usługa nie jest: Flotee nie jest programem księgowym ani narzędziem do wystawiania faktur. Usługa nie wystawia faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i nie generuje plików JPK. Kalkulacje w Usłudze mają charakter pomocniczy — szczegóły w §9.
1. Do korzystania z Usługi wystarczą: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja popularnej przeglądarki (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz aktywny adres e-mail.
2. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, naruszających prawa osób trzecich lub dobre obyczaje, a także działania zakłócające pracę Usługi (w tym próby nieuprawnionego dostępu i testowania zabezpieczeń bez zgody Usługodawcy).
1. Konto zakłada się w Serwisie, podając prawdziwe dane i potwierdzając adres e-mail. Dostępne są: konto prywatne (dla osoby fizycznej), konto firmowe (zakładane przez osobę umocowaną do reprezentowania Klienta firmowego) oraz konto pracownika (dołączenie do firmy kodem, za akceptacją administratora firmy).
2. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, po akceptacji Regulaminu. Umowa w zakresie Planu bezpłatnego jest nieodpłatna i zawarta na czas nieoznaczony; umowa w zakresie Planu płatnego — na okres rozliczeniowy wybrany przy zakupie.
3. Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności hasła oraz za działania wykonane po zalogowaniu na jego Konto. O podejrzeniu przejęcia Konta należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.
1. Ceny Planów określa Cennik. Wszystkie ceny są cenami ostatecznymi — Usługodawca korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, więc do podanych kwot nie doliczamy podatku ani żadnych dodatkowych opłat. Płatności są rozliczane z góry, miesięcznie lub rocznie.
2. Płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności (Przelewy24 — PayPro S.A.) w modelu przekierowania; dane kart płatniczych nie są przetwarzane na serwerach Usługodawcy. Do każdej płatności wystawiamy fakturę (bez VAT — zwolnienie).
3. Automatyczne odnawianie. Jeżeli Użytkownik włączył automatyczne odnawianie, Plan przedłuża się na kolejny taki sam okres po dotychczasowej cenie. O zbliżającym się odnowieniu przypominamy e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni. Automatyczne odnawianie można wyłączyć w każdej chwili w panelu (zakładka Plan i płatności) — ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Zmiana ceny Planu nigdy nie następuje w ramach automatycznego odnowienia bez wyraźnej zgody Użytkownika.
4. Obniżenie Planu lub rezygnacja nie powoduje utraty danych: dane pozostają dostępne do eksportu, a funkcje ponad limit nowego Planu zostają zablokowane.
1. Dane wprowadzone do Usługi należą do Użytkownika (a w przypadku konta firmowego — do Klienta firmowego). Usługa umożliwia ich eksport w otwartych formatach.
2. Dane wrażliwe oraz wgrywane pliki są szyfrowane w spoczynku, a połączenia z Usługą — szyfrowane w transmisji. Ogólny opis środków bezpieczeństwa: Bezpieczeństwo. Szczegóły techniczne zabezpieczeń nie są ujawniane publicznie.
3. Usługodawca nie przegląda danych klientów w normalnej pracy; czynności serwisowe na danych wykonywane są wyłącznie w niezbędnym zakresie i są rejestrowane.
1. Po włączeniu sejfu przez firmę pliki w sejfie są szyfrowane kluczem wyprowadzanym z hasła użytkownika. Ze względu na tę konstrukcję Usługodawca nie ma technicznej możliwości odczytania plików w sejfie ani odzyskania do nich dostępu.
2. Dostęp po utracie hasła można odzyskać wyłącznie kodem odzyskiwania, wyświetlanym jednorazowo przy włączaniu sejfu. Jednoczesna utrata hasła i kodu odzyskiwania oznacza trwałą utratę dostępu do plików w sejfie — to obiektywna właściwość zastosowanego zabezpieczenia, o której Użytkownik jest informowany przed włączeniem funkcji. Zalecamy zapisanie kodu odzyskiwania w bezpiecznym miejscu.
1. Kalkulacje w Usłudze (m.in. kilometrówka, diety i rozliczenia delegacji, wartości amortyzacji) mają charakter pomocniczy i informacyjny. Liczymy je według stawek wynikających z obowiązujących przepisów (m.in. rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2022 poz. 2302) oraz kursów NBP, ze stawkami wersjonowanymi datą.
2. Wyniki kalkulacji nie stanowią porady podatkowej, księgowej ani prawnej. Odpowiedzialność za rozliczenia publicznoprawne (podatki, składki, deklaracje) ponosi Użytkownik lub Klient firmowy; ostateczne rozliczenia warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym.
1. Dokładamy starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności. Możemy prowadzić prace serwisowe; planowane prace ogłaszamy z wyprzedzeniem na stronie Status.
2. O istotnych awariach i ich usunięciu informujemy na stronie Status.
1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na kontakt@flotee.pl lub pisemnie na adres z §1. W reklamacji warto podać: dane Konta, opis problemu i oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
2. Odpowiadamy w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji. Odpowiedź przekazujemy e-mailem albo — na życzenie — na papierze.
3. Zwroty płatności (np. przy odstąpieniu od umowy lub uznanej reklamacji) realizujemy niezwłocznie, nie później niż w 14 dni, tym samym kanałem płatności, którym zapłacono — chyba że uzgodnimy inaczej.
1. Użytkownik może w każdej chwili wypowiedzieć umowę, usuwając Konto w panelu lub zgłaszając to e-mailem; Klient firmowy może wcześniej zażądać eksportu danych. Opłacony okres Planu płatnego biegnie do końca, chyba że przepisy o odstąpieniu (§14) stanowią inaczej.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn: rażącego naruszenia Regulaminu (w szczególności §4 ust. 2), wykorzystywania Usługi do działań bezprawnych lub zagrażających bezpieczeństwu innych użytkowników — po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń w terminie 7 dni, a bez wezwania tylko przy naruszeniach uniemożliwiających dalsze świadczenie Usługi. Użytkownik zachowuje prawo do eksportu swoich danych.
1. Ta część dotyczy Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta (osób fizycznych prowadzących działalność, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego — oceniając to, bierzemy pod uwagę m.in. przedmiot działalności ujawniony w CEIDG).
2. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego. W razie rozbieżności stosuje się rozwiązanie korzystniejsze dla Konsumenta.
1. Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny. Wystarczy wysłać oświadczenie przed upływem terminu — e-mailem na kontakt@flotee.pl albo korzystając z formularza z Załącznika nr 2.
2. Jeżeli Konsument zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi płatnej przed upływem terminu odstąpienia (zaznaczając odpowiednią zgodę przy zakupie), a następnie odstąpił od umowy — płaci wyłącznie za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny Planu; resztę zwracamy zgodnie z §11 ust. 3.
3. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli Usługodawca w pełni wykonał usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta, który przed rozpoczęciem świadczenia został poinformowany, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia, i przyjął to do wiadomości.
4. Odstąpienie od umowy o Plan bezpłatny następuje przez usunięcie Konta.
1. Odpowiadamy wobec Konsumenta za zgodność Usługi z umową na zasadach ustawy o prawach konsumenta (rozdział o usługach cyfrowych). Reklamacje z tego tytułu — zgodnie z §11.
2. Usługę rozwijamy: możemy ją zmieniać z uzasadnionych przyczyn wskazanych w §17 ust. 2, bez dodatkowych kosztów po stronie Konsumenta. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp Konsumenta do Usługi lub korzystanie z niej, poinformujemy o niej z wyprzedzeniem e-mailem, a Konsument może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w ciągu 30 dni od zmiany (z proporcjonalnym zwrotem za niewykorzystany okres).
3. Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz mediacji przy Inspekcji Handlowej. Szczegóły: uokik.gov.pl.
1. Postanowienia tej części stosuje się do Klientów firmowych niebędących Przedsiębiorcami na prawach konsumenta.
2. Ograniczenie odpowiedzialności. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta firmowego z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości opłat zapłaconych przez tego Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Usługodawca nie odpowiada wobec Klienta firmowego za utracone korzyści ani szkody pośrednie, a także za utratę danych wynikającą z przyczyn leżących po stronie Klienta (w tym z utraty hasła i kodu odzyskiwania sejfu, §8). Ograniczenia te nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których bezwzględnie obowiązujące przepisy nie pozwalają na ograniczenie odpowiedzialności.
3. Usługodawca nie odpowiada za rozliczenia publicznoprawne Klienta firmowego ani za skutki decyzji podjętych na podstawie danych i kalkulacji z Usługi (§9).
4. Powierzenie danych. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Usługi przez Klienta firmowego (np. dane pracowników i kierowców) Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Umowę powierzenia przetwarzania danych stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu; zostaje zawarta z chwilą założenia konta firmowego.
5. Klient firmowy zapewnia, że osoba zakładająca konto firmowe jest umocowana do jego reprezentowania, oraz że posiada podstawy prawne do przetwarzania danych osób, których dane wprowadza do Usługi.
1. O każdej zmianie Regulaminu lub Cennika informujemy e-mailem oraz w Aplikacji co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed tą datą; do końca opłaconego okresu stosuje się warunki dotychczasowe.
2. Zmiany wprowadzamy z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa lub ich wykładni, wyroku lub decyzji organu dotyczącej Usługi, względów bezpieczeństwa, zmian funkcjonalności Usługi (w tym dodawania i wycofywania funkcji), zmian kosztów świadczenia Usługi lub zmian organizacyjnych po stronie Usługodawcy.
3. Zakres Planu bezpłatnego może ulegać zmianom na zasadach z ust. 1–2; dane Użytkownika pozostają dostępne do eksportu niezależnie od zmian.
1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Wybór ten nie pozbawia Konsumenta ochrony wynikającej z przepisów, których nie można wyłączyć umową.
2. Spory z Klientami firmowymi rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy; spory z Konsumentami — sąd właściwy według przepisów ogólnych.
3. Załączniki do Regulaminu: Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych (dotyczy kont firmowych); Załącznik nr 2 — wzór formularza odstąpienia (poniżej).
(formularz wypełnij i odeślij tylko, jeśli chcesz odstąpić od umowy)
Adresat: Rhizure Radosław Prochota, e-mail: kontakt@flotee.pl
Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi Flotee.
Data zawarcia umowy: … · Imię i nazwisko: … · Adres: … · E-mail konta: …
Podpis (tylko przy wersji papierowej): … · Data: …
(*) niepotrzebne skreślić